Автоматизация доступа посетителей в РАНХиГС

Академия — один из ведущих российских вузов с масштабной системой непрерывного образования от лицея и программ высшего образования до повышения квалификации, профессиональной переподготовки и бизнес-образования.

В настоящее время Президентская академия — самый крупный вуз страны, представленный 47 филиалами в 42 регионах и лидер в области подготовки управленческих кадров. Академия занимает основные позиции среди научно-исследовательских центров, а также центров внедрения новых образовательных технологий.

Задачи

Ранее процесс выдачи разовых пропусков для прохода или проезда посетителей в Академию осуществлялся через авторскую разработку сотрудников — "КСА". Ответственные лица через веб-интерфейс вносили ФИО гостя или номер автомобиля, информация поступала на все КПП всех объектов. Отсутствовала возможность гибкой настройки категории посетителя, выбора отдельного корпуса, согласования пропускных документов. Большое количество заявок оформлялось и согласовывалось "на бумаге", было подвержено влиянию человеческого фактора и приводило к задержкам в обработке заявок. Требовалось заменить самописное решение на профессиональную гибкую систему автоматизации процесса выдачи гостевых пропусков посетителей, отвечающую новым запросам Академии.

Руководство Академии инициировало подбор исполнительного подрядчика среди отечественных разработчиков, лидеров отрасли. На основании решения Архитектурного совета Академии была выбрана система PassOffice для выдачи гостевых пропусков для посетителей и автотранспорта.

Система должна была охватить восемь площадок по всей Москве, каждая из которых включает несколько КПП и ресепшенов.

Академия является режимным объектом, что требует строгой отчётности и проверки каждого посетителя для предотвращения доступа на территорию нежелательных лиц.

Решения

Для выполнения поставленных задач был внедрён программный комплекс PassOffice, который интегрирован со СКУД Parsec, использующимся в Академии. Это позволило автоматизировать весь цикл управления доступом: все созданные заявки в PassOffice автоматически передаются в СКУД Parsec, обеспечивая оперативное обновление данных.

Основные функциональные возможности PassOffice:

• Гибкая система оформления и согласования заявок: посетители могут заранее подать заявку на пропуск, а согласующие — оперативно её обработать, используя удобный и персонализированный веб-интерфейс.

• Получение пропусков: система помогает сотрудникам ресепшн в выдаче и контроле временных и разовых пропусков, передаёт их номера в СКУД и позволяет формировать отчёты.

• Гибкая настройка прав доступа: администраторы могут назначить права доступа посетителям, проконтролировать их действия и построить отчёт о событиях.

• Оперативная система уведомлений: пользователи получают своевременные оповещения по электронной почте о создании и успешном согласовании заявки.

• Брендирование интерфейса: система поддерживает настройку внешнего вида, включая смену логотипа, фона страницы авторизации и кастомизацию шаблонов уведомлений.

• Управление персональными данными: внедрён механизм редактирования и ведения реестра согласий на обработку персональных данных.
  
  

Визит иностранного гражданина

В рамках контроля доступа особое внимание уделяется посещениям иностранных граждан. PassOffice включает следующие механизмы:

• Иностранные граждане в системе выделяются подсветкой, что позволяет сотрудникам КПП быстро идентифицировать их статус.

• По регламенту безопасности, система позволяет запрашивать и прикреплять дополнительные документы для иностранных граждан.

Групповой визит

В Академии регулярно проходят массовые мероприятия, такие как приёмы иностранных делегаций, открытые курсы и мастер-классы, научные конференции и дни открытых дверей. Для организации подобных визитов в PassOffice представлен удобный инструмент оформления групповых заявок. Вместо того чтобы оформлять пропуск для каждого участника отдельно, заявитель может создать единую заявку на всю группу.

Процесс оформления включает:

• Массовую загрузку данных: заявитель вносит список участников, указывая их фамилии, имена и отчества в удобном формате.

• Выбор периода посещения: можно указать конкретную дату или временной промежуток, в течение которого гости будут находиться на территории Академии.

• Определение цели визита: система фиксирует причину посещения для отчётности и удобства администрирования.

• Назначение ответственного лица: каждый групповой визит закрепляется за ответственным сотрудником Академии, который координирует процесс.

После подачи заявки все участники группового визита автоматически добавляются СКУД  и проходят согласование единым процессом. Это исключает необходимость обработки десятков индивидуальных заявок, снижает нагрузку на сотрудников и позволяет ускорить допуск гостей.

Заявки на автотранспорт

Внедрение PassOffice позволило не только упростить процесс регистрации посетителей, но и значительно повысить эффективность контроля въезжающего автотранспорта. Ключевые этапы, обеспечивающие удобство и безопасность:

• Создание заявок на въезд автотранспорта: при оформлении заявки заявитель указывает государственный регистрационный номер автомобиля, а также данные водителя, что позволяет заранее предусмотреть все необходимые согласования.

• Возможность смены категории автотранспорта для ввода специализированных государственных номеров.

• Быстрая идентификация и ускоренный допуск: благодаря автоматической передаче данных в СКУД сотрудники КПП оперативно получают информацию о прибытии транспорта, что сокращает время проверки и снижает нагрузку на персонал.

• Централизованный журнал проездов: все въезды и выезды фиксируются в системе, формируя подробную историю перемещений, доступную для просмотра и анализа.

• Гибкая система поиска и фильтрации: журнал проездов поддерживает удобную навигацию по ключевым параметрам, таким как ФИО водителя, номер автомобиля и дата визита, что упрощает контроль и отчетность.

Дополнительные возможности для ВИП-посетителей:

Благодаря возможностям PassOffice доступна функция создания заявок для ВИП-гостей. Заявитель может выбрать особый режим пропуска через КПП, например:

• Без осмотра;

• Без осмотра и без высадки.
  
  

Заявка попадает на согласование и уведомляет о особом режиме доступа принимающую сторону. Это обеспечивает повышенный комфорт для проезда делегаций и особых гостей, сохраняя при этом безопасность и контроль доступа.

Результаты

Благодаря PassOffice был налажен и автоматизирован процесс регистрации посетителей и выдачи разовых пропусков. Доступ гостей на территорию Академии стал быстрым, прозрачным и полностью контролируемым.